Direktionens protokoll 1 oktober 2021

Dagordning

Närvarande

Direktionens ledamöter och ersättare

Direktionens ledamöter och ersättare som var närvarande på mötet

Direktionens ledamöter

Direktionens ersättare

Åke Nylén (S) ordförande

Annika Söderberg (S)

Åsa Ulander (S) vice ordf.

Roger Öberg (S)

Pirjo Jonsson (S)

David Forslund (T)

Björn Könberg (S)

Jan Filipsson (S)

Björn Hellqvist (L)

Anna Edin (C)

Anders Mjärdsjö (M)

Stefan Broman (S)

Niclas Burvall (S)

Hicham Elkahtib (V)

Leif Nilsson (S)

Rebecca Lampinen (S)

Marie Sjöbom Olsson (S)


Martin Liljeros (L)


Peter Sjöbom (M)


Övriga deltagare

Per Silverliden, förbundschef

Tomas Öhrn, chef för räddningsavdelningen

Christina Nordlander, chef för avdelningen för verksamhetsstöd

Mats Bergmark, chef för förebyggandeavdelningen

Sarah Faxby Bjerner, HR-specialist

Annelie Sjöberg, controller

Tora Åström, Akademikeralliansen

Justering och sekreterare

Att jämte ordförande Åke Nylén justera dagens protokoll valdes Björn Könberg

Sekreterare är Christina Nordlander

Dagordningen fastställdes.

38 § Sammanträdets öppnande, dagordningens fastställande och val av justeringsperson

Ordförande öppnade mötet.

Dagordningen fastställdes.

Till justeringsperson valdes Björn Könberg.

39 § Föregående protokoll

Det fanns inga synpunkter på föregående protokoll. Protokollet lades till handlingarna.

40 § Beslut om delårsrapport 2 2021

Direktionen beslutar

att godkänna delårsrapport 2 2021.

Bakgrund

MRF är enligt kommunalförbundslagen (1985:894) jämfört med kommunallagen (2017:725) rättsligt att betrakta som en egen kommun. Lagen (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning ska då tillämpas fullt ut. Delårsrapporter och årsbokslut ska upprättas och följa de redovisningsbestämmelser som anges i lagen.

Ärendet

Det är fråga om ett förslag till beslut om delårsrapport 2 2021.

Ärendets tidigare handläggning

Det är den andra delårsrapporten för 2021 som ska beslutas. Det senaste bokslutet som beslutades när det gäller verksamhet och ekonomi är delårsbokslutet för tertial 1 som beslutades vid direktionssammanträdet den 28 maj 2021. Årsbokslutet för 2020 beslutades som en del av årsredovisningen vid direktionssammanträdet den 19 februari 2021.

Förvaltningens övervägande

Förvaltningen har tagit fram ett förslag till delårsrapport 2 2021.

Förslag till uppföljning

Årsredovisning för 2021 ska beslutas per den 31 december 2021.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

41 § Beslut om hemställan om extra medelstilldelning genom engångsvis höjning av ramen med anledning av uteblivna intäkter på grund av pandemin

Direktionen beslutar

att godkänna hemställan om extra medelstilldelning genom engångsvis höjning av ramen med 1 930 000 kronor med anledning av uteblivna intäkter på grund av pandemin. Det beslutas också att protokollet i denna del ska vara omedelbart justerat.

Bakgrund

Medelpads räddningstjänstförbund (MRF) har en ansträngd ekonomisk situation. Den har förvärrats genom uteblivna intäkter på grund av pandemin.

Kommunerna har fått ekonomiska tillskott av staten för att hantera pandemins effekter. Ett kommunalförbund som MRF har att gå vägen via ägarkommunerna för att få del av dessa medel.

Förra året gjordes en hemställan om ekonomisk förstärkning för förbundet hos ägarkommunerna. Denna hemställan hörsammades till mycket stor del av det önskade beloppet. Den ekonomiska situationen hos MRF avseende uteblivna intäkter på grund av pandemin är likartad i år.

Ärendet

Ärendet avser hemställan om extra medel med anledning av uteblivna intäkter på grund av pandemin.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen har den 25 september 2020 beslutat hemställa om en ekonomisk förstärkning för år 2020 med 1 760 tkr med anledning av uteblivna intäkter på grund av pandemin. Ägarkommunerna beslutade därefter om bifall till hemställan med 1 617 tkr av de önskade medlen.

Förvaltningens övervägande

De uteblivna intäkterna på grund av pandemin är något högre i år än för år 2020. Detta beror på att pandemin bröt ut under senare delen av våren och påverkade därför inte hela året. Även om delar av verksamheten kommer igång igen under senare delen av innevarande år, bedöms de negativa effekterna på intäkterna finnas kvar under ett antal månader framöver. Bokningarna avseende utbildningsinsatser på plats i utbildningslokal har en fördröjning kopplat till det att samhället successivt öppnas upp igen. Hänsyn har tagits i underlaget till att uppdraget I väntan på ambulans (IVPA) successivt startar upp igen under hösten och förvintern.

En jämförelse mot budgeten för 2021 vad gäller de aktuella intäkterna är inte rättvisande eftersom denna har anpassats till pandemisituationen, och osäkerheten kring utvecklingen av denna, när den togs fram.

Förslaget är att hemställan om extra medel, precis som i fjol, omfattar hela det bedömda beloppet på årsbasis. För år 2021 bedöms beloppet ligga på 1 930 tkr. För fördelningen inom olika intäktsområden, se bilaga.

Förslag till uppföljning

Uppföljning av detta beslut om hemställan görs genom årsredovisning 2021.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

42 § Beslut om att entlediga räddningschef och att utse tillförordnad räddningschef

Direktionen beslutar

att entlediga Tomas Öhrn från uppdraget som räddningschef från och med
2021-12-01, vilket innebär att Öhrn framöver kommer ha mycket ledig tid, och

att utse Ellinor Fransson till tillförordnad räddningschef under perioden
2021-12-01—2023-12-31.

Bakgrund

Medelpads räddningstjänstförbund (MRF) har ett samförstånd med den nuvarande räddningschefen Tomas Öhrn om att han föreslås lämna befattningen inför förestående pensionering. Öhrns förordnande som räddningschef avslutas från och med 2021-12-01 om direktionen så beslutar.

I avvaktan på resultatet av översyn för brett samarbete med Räddningstjänsten Höga Kusten – Ådalen, bör befattningen inte långsiktigt tillsättas. Ett tillförordnat uppdrag som räddningschef bör avse perioden 2021-12-01—2023-12-31. Detta på grund av behov av handlingsfrihet beträffande eventuellt samarbete avseende räddningschef.

Det finns lämplig personal inom MRF att inneha befattningen under tiden för översynen samt den tid det tar att bereda och besluta om vad samarbetet ska avse. Ingen person bör anställas utifrån som sedan riskerar att inte få behålla anställningen.

Befattningen som räddningschef är förenad med chefsuppdraget för räddningsavdelningen. Det finns ingen anledning att ändra på detta förhållande. Det ligger på förbundschefen att besluta om tillsättning av avdelningschef. Ett beslut är fattat om att Ellinor Fransson ska vara tillförordnad chef för räddningsavdelningen under perioden 2021-12-01—2023-12-31.

Uppdraget som räddningschef är av sådan övergripande art att beslutet att utse en sådan ska fattas av direktionen.

Ärendet

Ärendet avser beslut om tillförordnad räddningschef under perioden

2021-12-01—2023-12-31.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen beslutade den 11 december 2014 att utse Tomas Öhrn till räddningschef. Beslutet är inte tidsbegränsat och gäller därför tills vidare.

Förvaltningens övervägande

Tomas Öhrns önskemål om entledigande från uppdraget som räddningschef, bör beviljas att gälla från och med 2021-12-01. Förvaltningens övervägande avseende ny räddningschef, se bilaga.

Förslag till uppföljning

Ett långsiktigt beslut om räddningschef ska senare fattas att gälla från och med

2024-01-01.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

Hantering vid direktionssammanträdet

En direktionsledamot ställde, när det gäller förordnande av tf. räddningschef, frågan till förbundschefen vari de skilda meningarna mellan förvaltningen och Kommunal om lämpligheten att utse Ellinor Fransson ligger i. Förbundschefen vände sig till ordföranden med önskan om att tjänstgörande direktionsledamöter, arbetstagarorganisationernas företrädare och föredragande arbetsgivare skulle vara de närvarande i denna del av ärendets behandling. Innan ordföranden hann avgöra denna önskan återtog direktionsledamoten sin fråga.

43 § Beslut om att överlåta rätten till Servicecenter Sundsvalls kommun att utse löneutbetalare för Medelpads räddningstjänstförbund

Direktionen beslutar

att rätten överlåts till enhetschefen Servicecenter Sundsvalls kommun, HR, lön och pension, att utse löneutbetalare för Medelpads räddningstjänstförbund.

Bakgrund

Löneutbetalare för Medelpads räddningstjänstförbund godkänns idag av direktionen, dels vid förändringar och dels för varje kalenderår. Servicecenter Sundsvalls kommun har hört av sig till förbundet med uppfattningen att berörd enhetschef vid centrat istället bör ansvara för sådana godkännanden. Det är så centrat arbetar i förhållande flertalet kommunala förvaltningar.

Ärendet

Frågan gäller ett beslut om att godkänna att berörd enhetschef fattar beslut om att godkänna löneutbetalare för förbundet. Detta istället för att frågan behandlas av direktionen minst en gång per år.

Ärendets tidigare handläggning

Som rutinen nu är fattar direktionen beslut om att godkänna löneutbetalare för förbundet. Löneutbetalarna godkänns inte bara vid förändringar utan även för varje kalenderår.

Förvaltningens övervägande

Det är rimligt att överlåta rätten till Servicecenter Sundsvalls kommun att utse löneutbetalare för förbundet kopplat till att centrat redan genom att sätta behörigheter har sådan kontroll över sin personal att det inte ska vara möjligt att förfara felaktigt med ekonomiska transfereringar. Chefen för enheten lön och pension är den funktion vid centrat som bör ansvara för sådana godkännanden som en del av sitt sammanvägda ansvar för säkerheten vid arbetsenheten.

Förbundschefen godkänner också varje löneutbetalning som görs.

Förslag till uppföljning

Uppföljning görs inom ramen för ordinarie uppföljningsmöten med Servicecenter Sundsvalls kommun och inom internkontrollverksamheten.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

44 § Beslut om revidering av direktiv till arbetsgrupp för jämförelser mellan räddningstjänster ur ekonomisk synvinkel

Direktionen beslutar

att godkänna revidering av direktiv till arbetsgrupp för jämförelser mellan räddningstjänster ur ekonomisk synvinkel.

Bakgrund

Den ekonomiska situationen för Medelpads räddningstjänstförbund (MRF) har blivit allt mer ansträngd under de senaste åren. Det beror i första hand på att förbundet i sin ekonomiska ram inte får täckning för årliga kostnadsökningar inom driften. Möjligheterna att med bibehållen produktionsnivå genomföra de effektiviseringar och besparingar som behövs för att kompensera att ägarkommunerna inte ger årliga ekonomiska tillskott för driften, är numera mycket begränsade.

Mot bakgrund av att ägarkommunernas nuvarande ekonomiska fördelningsprinciper i förhållande till MRF och förbundets produktionsnivå inte går ihop över tid, är det viktigt att tydligt kunna visa på om produktionsnivån är berättigad.

Med anledning av den ovan beskrivna bilden har en arbetsgrupp, under politisk ledning, inrättats för att ta fram jämförelser mellan MRF och ett antal andra räddningstjänstorganisationer som ur olika synvinklar är relevanta att jämföra med. Arbetet pågår och sammanställning av utsända enkätsvar har påbörjats.

Arbetsgruppen har fört fram att det behövs mer tid för att fullgöra uppdraget. Sammanställningen kommer inte att vara klar till den 1 oktober 2021 som, enligt direktivet, är tiden för slutredovisning. När det gäller den kompletterande uppgiften behövs ytterligare ett antal månader för att slutföra den.

Arbetsgruppens ordförande Eva Bergström Selling har lämnat sitt uppdrag vid direktionen den 30 september 2021. Direktionens ordförande Åke Nylén har gått in som arbetsgruppens ordförande vid möte i september när Bergström Selling inte har kunnat delta.

Ärendet

Det handlar om att revidera direktivet för jämförelsearbetet så att det finns rimlig tid för arbetsgruppen att fullgöra uppgifterna på. Och också att ersätta Eva Bergström Selling i arbetsgruppen och som ordförande för denna.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen har den 19 februari 2021 beslutat om att jämförelsearbetet ska genomföras med att besluta om direktiv för detta. Genom direktivet har också inrättats en arbetsgrupp för att driva arbetet. Den 16 mars 2021 har direktionens ordförande fattat beslut om att år 2019 ska vara jämförelseåret i arbetet. Detta på grund av att det först beslutade jämförelseåret, 2020, var starkt påverkat av pandemin gällande de ekonomiska förutsättningarna. Och 2020 är därför inte ett år som förväntas ge en rättvisande bild vid jämförelserna och som underlag till analysen.

Förvaltningens övervägande

Vid revidering av redovisningstider för jämförelsearbetet bör det fortsätta att finnas koppling till tidpunkter för direktionssammanträden. Tiden för slutredovisning av huvuduppgiften bör revideras till den 1 oktober 2021. Detta för att sammanställning och analys av materialet ska hinna slutföras. Tiden för slutredovisning av den kompletterande uppgiften bör revideras till den 3 juni 2022. Den kompletterande uppgiften ställer krav på aktiviteter där också andra kommunala företrädare än MRF:s politiker och personal bjuds in och därför bör tiden bestämmas till så långt fram. Det bör införas i det reviderade direktivet att arbetsgruppen ända till den 3 juni 2022 bör arbeta med att få till förbättringar avseende slutredovisningen av huvuduppgiften. Detta på grund av att det tillgängliga underlaget för sammanställningen förväntas kunna kvalitetssäkras i delar som arbetsgruppen ser tveksamheter i och att analysen bör kunna fördjupas så länge arbetsgruppen är aktiv gällande uppdraget.

Det bör också skrivas in i det reviderade direktivet att delredovisningar av uppdraget ska göras vid direktionssammanträden innan tid för slutredovisning. Och också att framtagande av det skriftliga materialet till direktionen skjuts fram i tiden för att överensstämma med reviderade datum för slutredovisning.

Direktionens ordförande bör fortsätta sitt arbete med att leda arbetsgruppen, som han inlett när Eva Bergström Selling inte har haft möjlighet att delta.

Förslag till uppföljning

Direktionen får fortlöpande information om jämförelsearbetet och hur det ligger till i tiden. Och kan därmed fatta de ytterligare beslut avseende redovisning som eventuellt bör fattas.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

45 § Beslut om sammanträdesplan för 2022

Direktionen beslutar

Att godkänna sammanträdesplan för 2022.

Bakgrund

Direktionen beslutar om sin egen sammanträdesplan, se 14 § Reglemente för direktionen vid Medelpads räddningstjänstförbund (senast fastställt 2015-01-01).

Ärendet

Ärendet avser sammanträdesplan för 2022.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen har den 29 maj 2020 godkänt sammanträdesplan för 2021. Sammanträdesplanen reviderades den 11 december 2020 genom att extrainsatt arbetsutskott och direktionssammanträde i januari 2021 tillfördes planen. Därefter har beslut fattats att på grund av pandemin genomföra ett antal arbetsutskott och direktionssammanträden och ägarråd digitalt.

Förvaltningens övervägande

Förslaget är att sammanträdesplan 2022 ska vara upplagd på samma sätt som de senaste årens grundplanering när det gäller tidpunkt, längd och genomförandeort avseende sammanträdena. Skälet är att upplägget fungerar bra kopplat till bl.a. olika styrdokument som ska beslutas. Fredagar föreslås även fortsättningsvis vara sammanträdesdag, eftersom omdömet avseende genomförande på denna veckodag generellt upplevs som positivt.

Förslag till uppföljning

Uppföljning av detta beslut görs löpande om behov skulle uppkomma av revidering av sammanträdesplanen.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

46 § Information om arbetsmiljöfrågor

Förvaltningen informerade om att det nu finns ett antal nya skyddsombud i organisationen och att dessa inom kort får en grundutbildning i arbetsmiljöfrågor.

En enkätundersökning, med hög svarsfrekvens, har genomförts hos vår dagtidsverksamhet kopplat till hur medarbetare som arbetar dagtid ser på återgång till arbete på arbetsplatsen. Samt vilka positiva delar i det nya arbetssättet medfört som organisationen ska eftersträva att behålla. En riktlinje kopplat till distansarbete är under bearbetning.

Det har även gått ut en enkät till MRF:s deltidsorganisation kopplat till organisatorisk och social arbetsmiljö. Denna enkät kommer att sammanställas och bearbetas under vintern.

47 § Information om beslut om remissvar angående Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps förslag till inriktning för ökad jämställdhet och mångfald i räddningstjänsten 2030 med tillhörande handlingsplan

Att skapa en större bredd vid svensk räddningstjänst inom jämställdhet och mångfald är en avgörande fråga för att verksamheten ska utvecklas positivt, såväl inför kommande rekryteringar som till att möta medborgarnas förväntningar.

Även om det är ett stort och övergripande uppdrag, är det upplägg som MSB presenterar i remissen överskådligt och begripbart. MSB:s målbild är framtagen på ett pedagogiskt sätt som gör det möjligt för räddningstjänsterna att presentera upplägget och föra en dialog tillsammans med medarbetarna i frågorna så att budskapet går fram.

Som organisation känner vi inom Medelpads räddningstjänstförbund att vi kan ställa oss bakom MSB:s arbete och själva arbeta utifrån detta för att förbättra våra möjligheter att öka jämställdhet och mångfald inom vår organisation.

MSB kommer att genomföra en konferens den 8 december.

48 § Information om beslut att utse en biträdande förbundschef under viss tid som stöd till förbundschefen

Förvaltningens ledning behöver fokusera mer på arbetet med att hantera den osäkra ekonomin, arbetet av Pandora och ett ökat samarbete med andra räddningstjänster. Med anledning av detta har Mats Bergmark utsetts som biträdande förbundschef under tiden 2021-12-01—2023-12-31.

49 § Information arbetet i gruppen för jämförelser mellan räddningstjänster ur ekonomisk synvinkel

Förvaltningen presenterade arbetet med enkäten gällande jämförelser mellan räddningstjänster ur ekonomisk synvinkel. Sammanställning pågår.

50 § Information om särskilt uppdrag suicidprevention

Utbildningssamordnarna Fredrik Westin och Madeleine Eriksson presenterade sig själva. De har i uppdrag att samordna och genomföra utbildningsinsatser åt kommunernas förvaltningar och bolag. Det gäller Sundsvall och Timrå kommun.

De kommer att erbjuda ökad kunskap inom området psykisk ohälsa och framförallt suicidprevention, bland annat genom utbildningar och samtalsstöd.

51 § Information om Pandora

Huvudprojektledaren och biträdande huvudprojektledaren för Pandora informerade om organisationen, tidplaner samt skisserade strukturer för lokalerna i Sundsvall, Timrå och Liden.

Sundsvalls kommun har beslutat fortsätta sitt arbete vad gäller Pandora i en egen styrgrupp. Detta innebär att också Timrå kommun kommer att inrätta en egen styrgrupp för det fortsatta arbetet. Ett nära samarbete mellan de berörda kommunerna, MRF och andra intressenter förutses att fortsätta.

52 § Information om räddningsinsats vid skogsbrand utanför Granboda, Ånge kommun, juli 2022

Fredrik Edlund informerade om larmfakta, lägesrapport, flygande resurser gällande räddningsinsats vid skogsbrand utanför Granboda, Ånge kommun. Denna skogsbrand var den mest komplexa under sommaren 2021.

Räddningschefen visade kostnaderna för denna brand och hur självrisken fördelas mellan ägarkommunerna.

53 § Information om förankringsarbete för översyn av brett samarbete med Räddningstjänsten Höga Kusten

Förbundschefen informerade om att Brand och säkerhet, Örnsköldsviks kommun, kommer att bjudas in till översyn för brett samarbete av MRF och Räddningstjänsten Höga Kusten – Ådalen (HKÅ). Den 5 november 2021 kommer ett förslag till inriktningsbeslut i dessa delar behandlas av direktionen. Ett inledande arbete har startat upp mellan MRF och HKÅ. Översynen avses starta våren 2022. Syftet är att säkra redundansen och kompetensförsörjningen långsiktigt. Syftet är också att hitta effektivare och smartare arbetssätt.

54 § Information om Räddsam Västernorrland och Räddsam YZ

Räddningschefen informerade om hur Räddsam Västernorrland är uppbyggt och fungerar samt en ekonomisk fördelning redovisades. Kostnadsfördelningen beror på invånarantalet och riskbilden inom respektive räddningstjänst.

Ett arbete pågår nu med att förbereda för ett gemensamt räddningsledningssystem för räddningstjänsterna i Jämtlands och Västernorrlands län – benämnt Räddsam YZ. Detta för att kunna hantera stora och komplexa händelser och ett större antal vardagshändelser samtidigt oberoende av var dessa inträffar inom det geografiska området. I förberedelsearbetet ingår representanter från alla deltagande räddningstjänster. Räddsam YZ planeras vara i drift i april 2022.

55 § Information om fordon och annan utrustning till räddningstjänstverksamheten

Räddningschefen redovisade hur det ser med fordon som ska bytas ut eller köpas in. Ett TMA- fordon (Truck Mounted Attenuator), som har ett påkörningsskydd, har köpts in för att öka trafiksäkerheten för allmänhet och blåljuspersonal i samband med räddningsinsatser på vägarna. TMA-fordonet är även utrustat för att användas vid tung räddning.

56 § Information om förändringar av lönehanteringen

Avdelningschef för verksamhetsstöd informerade om att lönehanteringen hanteras av Lön och Pension, Servicecenter på Sundsvalls kommun från september 2021. Från och med den 1 oktober kommer brandmännen att registrera frånvaro själva direkt i lönesystemet vilket är en effektivisering av lönehanteringen. Utbildningsinsatser för personalen pågår.

57 § Information om arbetet med ny styrmodell

Förvaltningen beskrev arbetet med att ta fram ett förslag till ny styrmodell. En modell för mål- och resultatstyrning beskrevs. MRF kommer att arbeta mer med indikatorer och nyckeltal.

58 § Information om arbetet med MRP 2022 och nytt handlingsprogram

Förvaltningen informerade om arbetet med framtagande av MRP 2022 och nytt handlingsprogram. Dessa båda styrdokument kommer att komplettera varandra och inte innehålla samma saker. Styrningen kommer därmed att bli tydligare.

59 § Information om händelseutredningar

Räddningschefen informerade om några olycksutredningar som genomförts under perioden. En lägenhets- och vindsbrand, en brand i Husumfabriken och ett oljeutsläpp i Husum.

60 § Anmälan om myndighetsbeslut

Förvaltningen redovisade aktuella myndighetsbeslut under perioden.

61 § Dagordning för direktionens arbetsdag den 5 november 2021

Förbundschefen informerade om förslag på agenda för direktionens arbetsdag den 5 november. Huvudtemat föreslås bli jämställdhet och likabehandling samt fortsatt behandling av jämförelsearbetet. Direktionen godkände huvudtemat.

62 § Övriga frågor

Inga övriga frågor.

Publiceringsdatum:

Senast publicerad:

Typ av dokument: Direktionens protokoll

Sammanträdesdatum: 01 oktober 2021

Förvaringsplats av protokollet: Brandstationen Sundsvall

Datum för uppsättande: 25 oktober 2021

Datum för nedtagande: 15 november 2021

Kontakta

Medelpads räddningstjänstförbund
Tel: 060-12 32 00
e-post: mrf@sundsvall.se