Närvarande

Direktionens ledamöter och ersättare som var närvarande på mötet

Direktionens ledamöter
Åke Nylén (S), ordförande
Åsa Ulander (S), vice ordförande
Pirjo Jonsson (S)
Björn Könberg (S)
Anders Mjärdsjö (M)
Niclas Burvall (S)
Leif Nilsson (S)
Marie Sjöbom Olsson (S)
Martin Liljeros (L)
Peter Sjöbom (M)

Direktionens ersättare
Roger Öberg (S)
David Forslund (T), tjänstgörande
Leif Hemmingsson (M)
Anna Edin (C)
Jan Filipsson (S)
Stefan Broman (S)
Mirjam Monsell (KD)
Hicham Elkahtib (V)
Rebecca Lampinen (S)

Övriga deltagare
Per Silverliden, förbundschef
Mats Bergmark, biträdande förbundschef
Ellinor Fransson, räddningschef
Tora Åström, avdelningschef Förebyggande
Annelie Sjöberg, controller
Sarah Faxby Bjerner, HR-specialist
Josefin Tegström, administratör
Per Sjöbom, Kommunal
Lars Rydstedt, Akademikeralliansen
Ulf Påhlsson, Brandmännens Riksförbund
Joakim Kastemyr, Ledarna
Matts Boman, Vision

Inbjudna deltagare
Tomas Öhrn, styrgruppsordförande
Anders Zetterqvist, biträdande huvudprojektledare

Justering och sekreterare
Att jämte ordförande Åke Nylén justera dagens protokoll valdes Pirjo Jonsson. Sekreterare är Josefin Tegström.

1 § Sammanträdets öppnande, dagordningens fastställande och val av justeringsperson

Ordföranden öppnade mötet.

Dagordningen fastställdes.

Till justeringsperson valdes Pirjo Jonsson.

2 § Föregående protokoll

Det fanns inga synpunkter på föregående protokoll. Protokollet lades till handlingarna.

3 § Beslut om att sammanträdet är beslutsfört – digitalt sammanträde

Direktionen beslutar

att sammanträdet är beslutsfört.

Bakgrund

Sammanträdet genomförs digitalt. Beslutet gäller att sammanträdet är beslutsfört trots denna mötesform.

4 § Beslut om årsredovisning för 2021

Direktionen beslutar

att godkänna årsredovisning 2021.

Bakgrund

Medelpads Räddningstjänstförbund (MRF) ska för varje år ta fram en årsredovisning. Detta framgår av 13 § förbundsordningen. Eftersom MRF, enligt kommunalförbundslagen (1985:894) är att anse som en egen kommun, gäller de kommunala redovisningsreglerna fullt ut. Det upprättas två tertialredovisningar med tertialbokslut och en årsredovisning med årsbokslut. Det är direktionen som beslutar om tertialredovisningar och årsredovisning.

Ärendet

Det är årsredovisning 2021 som ska godkännas. Dokumentet följer till sitt innehåll den struktur som anges i Rådet för kommunal redovisnings publikation Rekommendation R15 Förvaltningsberättelse oktober 2019.

Ärendets tidigare handläggning

Årsredovisning 2020 godkändes av direktionen den 19 februari 2021. Tertialredovisning 2 2021 godkändes av direktionen den 1 oktober 2021.

Förvaltningens överväganden

Förvaltningen har tagit fram ett förslag till årsredovisning 2021. Bedömningar har gjorts avseende måluppfyllnad inom verksamhet och ekonomi. En förvaltningsberättelse har tagits fram. Resultat- och balansräkning redovisas.

Förslag till uppföljning

Årsredovisning 2021 följs upp i ägarrådet och i ägarkommunernas koncernredovisningar.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

5 § Beslut om årsredovisning av internkontroll för 2021

Direktionen beslutar

att godkänna årsredovisning av internkontroll 2021.

Bakgrund

MRF följer i tillämpliga delar de styrprinciper som fastställts av Sundsvalls kommun när det gäller internkontroll och därmed det av kommunfullmäktige i Sundsvall fastställda internkontrollreglementet. Varje nämnd, i MRF:s fall direktionen, ska för uppföljningen godkänna en årlig redovisning av den interna kontrollen. Redovisningen ska därefter översändas till ägarkommunerna för att vara tillgänglig i kommunkoncernernas uppföljningsarbete.

Ärendet

Det är årsredovisning av internkontroll 2021 som ska godkännas. Redovisningen består av förslag till beslut om redovisning av internkontroll, promemoria med sammanfattningar av de olika genomförda kontrolluppgifterna, kontrollrapporterna samt förbundschefens självdeklaration kopplat till mål, rapportering och regler.

Ärendets tidigare handläggning

Årsredovisning av internkontroll 2020 godkändes av direktionen den 19 februari 2021.

Förvaltningens övervägande

Förvaltningen har tagit fram förslag till beslut om årsredovisning av internkontroll för 2021. Redovisningen bygger till stora delar på under året genomförda kontrolluppgifter, vilka framgår av internkontrollplan 2021, samt förbundschefens självdeklaration. Internkontrollen för 2021 bedöms ha genomförts i enlighet med planeringen. En åtgärdsplan för hantering av förbättringsområden vilka har kommit fram vid internkontrollen 2021 ska upprättas av förvaltningen.

Förslag till uppföljning

Årsredovisning av genomförd internkontroll 2021 följs upp i ovan angivna åtgärdsplan och i ägarkommunernas koncernredovisningar.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

6 § Beslut om verksamhetsplaner kopplade till MRP 2022 och handlingsprogram 2020 – 2023

Direktionen beslutar

att godkänna arbetsmiljöplan 2020 – 2023 reviderad 2022, ekonomiförsörjningsplan 2022, internkontrollplan 2022, likabehandlingsplan 2022 – 2024, miljöplan 2022 och tillsynsplan 2022.

Bakgrund

MRF har i sin mål- och resursplan (MRP) för 2022 angivet att det är direktionen som ska besluta om verksamhetsplanerna arbetsmiljöplan, ekonomiförsörjningsplan, internkontrollplan, likabehandlingsplan och miljöplan. Till handlingsprogrammet är en tillsynsplan kopplad och som också ska beslutas av direktionen. Angivna verksamhetsplaner kan gälla för ett kalenderår eller vara fleråriga. Gäller det senare och en sådan plan är inne på sitt andra år eller är längre fram under sin giltighetstid, ska en sådan plan ändå tas upp för beslut de övriga åren för att vid behov revideras och uppdateras.

Ärendet

Det är de sex ovan angivna verksamhetsplanerna som ska godkännas. Arbetsmiljöplan är inne på sitt tredje år och ska fastställas på nytt efter revidering och uppdatering. Ekonomiförsörjningsplan gäller för 2022. Detsamma gäller internkontrollplan. Likabehandlingsplan blir treårig och 2022 är det första året. Miljöplan gäller för 2022. Detsamma gäller tillsynsplan.

Ärendets tidigare handläggning

Arbetsmiljöplan, internkontrollplan, likabehandlingsplan, miljöplan och tillsynsplan har fram till och med år 2020 varit bilagor till MRP. Under 2021 beslutades dessa verksamhetsplaner av förvaltningen med undantag av tillsynsplan, vilken ingick i samma beslutsärende som MRP 2021. Direktionen beslutade om internkontrollpunkter för 2021. Ekonomiförsörjningsplan har inte funnits tidigare.

Förvaltningens övervägande

Arbetsmiljöplan har behandlats av arbetsmiljögruppen och likabehandlingsplan av likabehandlingsgruppen. Ekonomiförsörjningsplan, internkontrollplan, miljöplan och tillsynsplan har tagits fram av de delar av förvaltningen som ansvarar för respektive fråga. Förvaltningens bedömning är att innehållet i planerna är väl avvägt kopplat till de resultatmål i MRP 2022 och handlingsprogram 2020 – 2023 som berör respektive områden.

Förslag till uppföljning

Resultatet av arbetet kopplat till innehållet i verksamhetsplanerna följs upp i samband med delårsrapporterna 1 och 2 2022 samt vid årsredovisning 2022.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

7 § Beslut om svar till revisionen angående vilka åtgärder som avses vidtas, och när i tiden dessa planeras genomföras, med anledning av rekommendationer efter granskning av jämställdhet och likabehandling

Direktionen beslutar

att godkänna skrivelse till revisionen.

Bakgrund

Revisionen har granskat MRF:s arbete med jämställdhet och likabehandling 2021. Granskningen ger i huvudsak förbundet ett bra omdöme för sitt arbete inom verksamhetsområdet. I granskningsrapporten ges rekommendationerna att MRF ska ta fram en jämställdhets- och likabehandlingspolicy samt att fortsätta arbetet med att skapa forum för möjlighet att lämna uppgifter kring upplevelser om bristande jämställdhet.

Ärendet

Genom missiv i samband med överlämnande av granskningsrapporten har revisionen av direktionen senast den 28 februari 2022 begärt svar på vilka åtgärder som avses vidtas i anledning av rekommendationerna i rapporten och när i tiden åtgärderna avses vidtas.

Ärendets tidigare handläggning

Revisionen har inte sakgranskat MRF:s arbete med jämställdhet och likabehandling under de senare åren.

Förvaltningens övervägande

Förvaltningen har tagit fram ett förslag på svar genom skrivelse till revisionen. Förslaget har följande innehåll.
En jämställdhets- och likabehandlingspolicy kommer att tas fram under våren
2022 för beslut i direktionen. En informationsinsats kommer att genomföras
för att öka kunskapen om hur en medarbetare gör för att rapportera en
kränkning. Ett inledande nätverksmöte för kvinnliga medarbetare i
vid MRF är planerat i tiden. Frågan om hur kränkningar ska rapporteras och hanteras kommer bland annat att behandlas i detta nätverk.

Förslag till uppföljning

Förslag till beslut om jämställdhets- och likabehandlingspolicy kommer att presenteras för direktionen vid sammanträdet den 3 juni 2022. I samband med denna beslutspunkt kommer också att informeras om det fortsätta arbetet med att skapa forum för möjlighet att lämna uppgifter kring upplevelser om bristande jämställdhet.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

8 § Beslut om ändring av sammanträdesplan 2022 – extra arbetsutskott och direktionssammanträde under våren

Direktionen beslutar

att godkänna ändring i sammanträdesplan för 2022.

Bakgrund

Direktionen beslutar om sin egen sammanträdesplan, se 14 § Reglemente för direktionen vid MRF, senast fastställt den 1 januari 2015.

Ärendet

Det behövs ett extra direktionssammanträde för att hantera beslutsprocessen avseende nytt handlingsprogram för 2022 – 2023 och direktiv för översyn av brett samarbete mellan räddningstjänsterna i länet samt för att informera om analys efter sammanställning med anledning av pågående jämförelsearbete mellan räddningstjänsterna ur ekonomisk synvinkel. Sammanträdet behöver föregås av ett AU-sammanträde.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen har den 1 oktober 2021 godkänt sammanträdesplanen för 2022.

Förvaltningens övervägande

För att beslutsprocessen när det gäller ett nytt handlingsprogram enligt den nya lagstiftningen och de nya riktlinjerna inte ska dra ut på tiden, behövs det genomföras ett extra direktionssammanträde. Verksamheten behöver så snart som möjligt börja kunna arbeta efter det nya handlingsprogrammet. Detsamma gäller beslut om direktiv för översyn av brett samarbete mellan räddningstjänsterna i länet, efter vilket förberedelser inför översynen behöver vidtas. Med anledning av att det genomförs ett sammanträde i ägarrådet på förmiddagen den 8 april 2022 vid vilket ovan angivna analys kommer ha stort utrymme med efterföljande diskussion, är det av intresse att snarast möjligt kunna informera om ägarrådets syn på hanteringen av det ansträngda ekonomiska läget vid MRF.

Förslaget till extra direktionssammanträde är fredagen den 8 april 2022, kl. 13.00 – 16.00. Ett extra AU-sammanträde föreslås till fredagen den 1 april 2022, kl. 09.00 – 12.00. Båda sammanträdena kan genomföras digitalt.

Förslag till uppföljning

Ingen uppföljning behövs.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

9 § Information om arbetsmiljöfrågor

Ärendet

Förvaltningen informerade om det nya nätverket för kvinnliga medarbetare inom räddningstjänstorganisationerna i länet. Ett nätverk som ska medverka till ökad jämställdhet och mångfald vid dessa organisationer. Nätverkets arbete ska också ge ökad kännedom om rutiner för hantering av olika arbetsmiljöfrågor, till exempel när det gäller psykisk ohälsa och anmälan om diskriminering. Målsättningen är att nätverket en dag ska vara överflödigt. Att alla, oavsett kön eller etnicitet, ska känna sig trygga med hur organisationen hanterar diskriminering och kränkningar.

10 § Information om arbetsläge i arbetsgrupp för jämförelser mellan räddningstjänster ur ekonomisk synvinkel

Ärendet

Förvaltningen informerade om arbetsläget i arbetsgruppen för jämförelser mellan räddningstjänster ur ekonomisk synvinkel. Första delen av en workshop har genomförts tillsammans med Ånge kommun för att inventera gemensamma utvecklingsområden. Arbetet med att sammanställa enkätsvaren kommer inom kort att intensifieras.

11 § Information om översyn för brett samarbete mellan räddningstjänsterna i länet

Ärendet

Förvaltningen informerade om arbetet med att förbereda för översyn för brett samarbete mellan räddningstjänsterna i länet. Ett förslag till direktiv för översynen håller på att tas fram för direktionens beslut vid kommande extra direktionssammanträde den 8 april 2022.

12 § Information om införandearbete Räddningsregion MittNorrland

Ärendet

Förvaltningen informerade om det fortsatta utredningsarbetet för införande av räddningsregion MittNorrland. Samarbetet har utökats till att – förutom tillsammans med räddningstjänsterna i Jämtlands län – också omfatta tio räddningstjänster i Västerbottens och Norrbottens läns inland (gruppen av räddningstjänster benämns RSR10). Datum för införande är i början av oktober 2022. Underlag för politiskt beslut (inrättandebeslut) och för förvaltningarnas mer detaljerade beslut (införandebeslut) kommer att tas fram snarast möjligt. Inrättandebeslut planeras till direktionssammanträdet den 3 juni 2022. Införandebeslut hanteras därefter.

13 § Information om arbete med nya räddningsstationer i Sundsvall, Timrå och Liden

Ärendet

Förvaltningen informerade om arbetet med att projektera för nya räddningsstationer i Sundsvall, Timrå och Liden. I Timrå har markarbetena redan börjat. För Sundsvalls och Lidens del förbereds upphandlingar avseende byggpartner för respektive station. Jämsides med dessa arbeten pågår interna förberedelser hos MRF, bland annat beträffande hur framtidens kontorsytor ska se ut för att stödja en effektiv och trivsam verksamhet som håller in i framtiden.

14 § Information om händelser/händelseutredningar

Ärendet

Förvaltningen informerade om arbetet med utvärderingar efter Ångebranden och bussolyckan i Sundsvall den 26 november 2021. Vad gäller branden handlar de viktigaste frågorna, förutom hur själva insatsen genomfördes, om hur samhället kan stödja och ställa krav på boendes individuella brandskydd kopplat till den individuella riskbilden samt hur byggnadskonstruktioner kan göras tillräckligt säkra för att förhindra snabb brandspridning. Efter branden har en olycksutredning genomförts.

15 § Anmälan av myndighetsbeslut

Ärendet

Förvaltningen redogjorde för att det har genomförts tillsyn på ett antal gruppboenden och servicehus inom kommunernas omsorg. Och att vissa brister har konstaterats vid dessa tillsyner. I övrigt gäller myndighetsbesluten främst ärenden enligt lagen (2010:1011) om brandfarliga och explosiva varor.
Aktuella myndighetsbeslut under perioden, se nedan.

16 § Deltagande vid Brandkonferensen den 11 – 12 maj 2022

Ärendet

Förvaltningen informerade om arbetsutskottets beslut att anmäla Åsa Ulander och Peter Sjöbom som deltagare vid Brandkonferensen.

Direktionen beslutade att ytterligare två politiskt valda företrädare för förbundet ska erbjudas möjlighet att delta vid Brandkonferensen. Ledamöter och ersättare anmäler sitt intresse för deltagande senast den 6 mars 2022. Därefter utses resterande politiskt valda företrädare som deltagare i enlighet med den princip för uttagning som diskuterades vid sammanträdet.

17 § Övriga frågor

• Tillsyn av brandskydd på Sundsvalls sjukhus
  Ledamot av direktionen ställde frågan till förvaltningen om det är någon tillsyn av brandskydd på Sundsvalls sjukhus som är nyligen inplanerad eller genomförd. Detta med anledning av uppgifter i media om att överbeläggningar medförande korridorvård negativt skulle kunna påverka brandsäkerheten. Förvaltningen svarade att en tillsyn kopplat till brandskydd på Sundsvalls sjukhus är på gång att genomföras.
• Personalärende
  Förvaltningen informerade om ett aktuellt personalärende vid förbundet. Ärendet blev ett faktum i och med att en anställd inom RIB-verksamheten konfronterades av företrädare för en sajt på nätet som agerar mot sexuella utnyttjanden av minderåriga. Konfrontationen filmades utanför en av förbundets RIB-stationer och lades ut på nätet liksom vissa filmsekvenser. Dessförinnan hade ett motspel ägt rum av sajtens företrädare i förhållande till den anställde som trodde sig ha kontakt med en minderårig person i sexuellt syfte. Det som förbundet vet har ägt rum i och med konfrontationen är utomordentligt tråkigt och helt oacceptabelt. När konfrontationen blev känd för förbundet stängdes den anställde omedelbart av från arbetet och en polisanmälan gjordes.
• Hantering av informationspunkter vid direktionens sammanträden
  Ledamot av direktionen har uppmärksammat förvaltningen på att det kan finnas skäl för direktionen att efter varje informationspunkt ta ställning till hur respektive informationsfråga ska hanteras. Det bestämdes att från och med kommande direktionssammanträde gällande informationspunkter tydliggöra i protokoll om direktionen är nöjd med omfånget av informationen som ges eller önskar kompletteringar. Och om informationen ska föranleda någon åtgärd eller inte.
• MSB räddningstjänstråd den 23 februari 2022
  Förvaltningen informerade om deltagande vid MSB räddningstjänstråd den 23 februari 2022. Det var ett extra möte som genomfördes med anledning av det försämrade säkerhetsläget i Europa. Dagen efter mötet inledde Ryssland invasion av Ukraina. Vid mötet behandlades bland annat planering för räddningstjänst under höjd beredskap (RUHB), vilken är en viktig del av den kommunala sektorns arbete med att bygga upp sitt civila försvar. På kort sikt handlar det om att höja nivån på planeringen för att kunna genomföra RUHB, köpa in för verksamheten viktig materiel som det kan komma att bli brist på eller drabbas av större kostnadsökningar, höja nivån på säkerhetsarbetet i organisationen samt hålla personalen informerad om det som sker i omvärlden och de åtgärder som den egna organisationen vidtar med anledning av detta.