Evenemang är stora och komplexa verksamheter. Därför krävs planering. Det är viktigt att planering för säkerhet, hälsa och trygghet startar samtidigt med planeringen för alla andra aspekter av evenemanget.

För större evenemang bör man starta planeringen nio till tolv månader innan de ska äga rum. För årliga evenemang innebär ofta ena årets utvärdering starten för planeringen av nästa års evenemang.

Förutse riskerna

Syftet med säkerhetsplanering för ett evenemang är att skapa förutsägbarhet och därmed öka förutsättningarna att genomföra ett säkert evenemang. Det gäller att skaffa kunskap om vad som kan hända, vilka risker som vad som krävs för att publik och anställda ska få en trygg och säker upplevelse.

Säkerhetsplaneringen och säkerhetsarbetet bör genomsyras av följande nyck-elord:

• förtänksamhet
• handlingsberedskap
• felsäkerhet 

Tänka efter före

Säkerhetsplaneringens syfte är att man ska ”tänka efter före”, dvs. analysera alla tänkbara skeenden och händelser på evenemanget och fundera kring frågor som:

• Kan det här hända? 
• Vad får det här för konsekvenser? 
• Hur undviker vi det här på bästa sätt?